María es una persona emprendedora que ya tiene buen tiempo trabajando en el medio, pero ha notado que la competencia siempre le gana a la hora de hacer contratos con las mejores empresas. María no conoce la automatización de procesos.

Decidió investigar con su amiga Brenda, que es gerente en una de las empresas de las que perdió una contratación. Para lo cual la invita a almorzar.

María descuida los detalles

Mientras almorzaban, María le conto su problema a Brenda.

-Necesito un consejo- dice María -He notado que por más que me esfuerzo, la competencia consigue los mejores contratos y las mejores ventas. Hasta perdí el contrato con tu empresa. Sé que tengo una falla, pero no sé cuál es.

Brenda la mira sorprendida, mientras María esta ansiosa de recibir un buen consejo.

– ¿De verdad quieres que te diga cuál es la falla?- le pregunta Brenda.

-Te lo agradecería mucho- dice Brenda con sinceridad.

Brenda se pone la mano en la barbilla, pensando por dónde empezar a decirle a María sus fallas.

-A tu empresa le hace falta una ventaja competitiva- dice Brenda.

– ¿Una ventaja competitiva? Podrías explicármelo mejor- dice María.

Por ejemplo -dice Brenda- una vez el gerente general necesitaba que todos los proveedores le enviaran los precios actualizados y nuevas condiciones de pago. Yo se las pedí a todos, incluyéndote.  Pero la tuya fue la última en llegar ¿Por qué?

-Si es verdad -dice María con vergüenza-, ese día estaba en el banco pagando los impuestos.

-Bueno, los impuestos son importantes -dice Brenda- para no pagar multas y moras, se deben obtener pronto y pagar a tiempo ¿verdad? Pero otro día mi jefe entró a las redes sociales de los proveedores, y notó que las redes sociales de tu empresa casi no tienen contenido, las fotografías, precios y estados de cuenta corriente no están actualizados.  ¿Por qué te está sucediendo eso?

El tiempo es importante, la automatización de procesos es la solución.

-Es que en realidad no tengo la información a tiempo para actualizar las redes sociales- dice María-, pero ya veo que son importantes, voy a tratar de obtener a tiempo la información y colocarla a tiempo, me ocupare de eso.

-Si te das cuenta, todo se trata de detalles a la hora de atender a tus clientes- dice Brenda.

Cuando estás en un mercado tan competitivo como el que tenemos en este tiempo, los detallas hacen una gran diferencia.

Porque como bien sabes, el precio es similar, y las condiciones son muy parecidas, así que lo que hace la diferencia son los detalles en la atención al cliente.

-Tienes razón- dice María-, tengo que ocuparme más de los detalles.

-¿Ya sabes qué vas a hacer para dedicar más tiempo en ocuparte de los detalles?

-No tengo ni idea -dice María- Me levanto muy temprano y trabajo muy duro, a veces hasta alta horas de la noche, sin comer, para tener todo más o menos al día. No sé con qué tiempo podré ocuparme de los detalles.

En ese momento, María tiene una idea. Abre sus ojos y le pregunta a Brenda

-¿Cómo hacen en tu empresa para tener todo al día?

-En la empresa tenemos automatizados los procesos administrativos-financieros- dice Brenda.

-¿Automatizan los procesos administrativos-financieros?- pregunta María- Quieres decir que una máquina realiza los cálculos automáticamente.

-Sí, exactamente- dice Brenda- Nosotros adquirimos un sistema computarizado para la mayoría de los procesos administrativo-financieros, así nos da tiempo para atender mejor al cliente, con mayor información actualizada.

El tiempo que te ahorras lo puedes invertir en tu negocio.

Así, mientras los cálculos complicados y tediosos los realiza un programa computarizado, nosotros nos concentramos en lo más importante para hacer crecer el negocio.

-Nunca lo había visto de esa forma. ¿Qué es lo que la automatización hace exactamente? -pregunta María.

-Bueno- explica Brenda-, en la empresa tenemos muchas áreas automatizadas, por ejemplo,  cálculo de nóminas y sus comisiones, generación automática de partidas contables en el momento de generar facturas en línea, el cobrar o pagar, el registro y cálculo automático de inventarios y sus costos, registro de  cuenta corriente a clientes y proveedores, publicación automática de ofertas y nuevos precios en el portal de la empresa, registro de actividades y su calendarización virtual, cálculos estadísticos y presentaciones  de indicadores.

-Pero todo eso cuesta dinero- dice María-, yo no puedo pagarlo.

-Mírate, estás diciendo que no puedes pagarlo sin saber cuánto cuesta- dice Brenda.

-Si, es cierto, ¿Cuánto cuesta? – pregunta María.

Mucho menos de lo que crees -dice Brenda- pero lo más importantes es que ganas. ¿Sabes qué el dinero no es lo más valioso que tienes?

-Si, es verdad- dice María. Lo más valioso que tenemos es nuestro tiempo, porque es con el tiempo que se hace el dinero.

-Exacto, y esas empresas de sistematización y automatización te ayudan a ganar tiempo. Ese tiempo, es el que te hace falta para atender bien a tus clientes y conseguir mejores ventas y contratos- concluye Brenda. Así, mientras la empresa experta hace el trabajo operativo (programa computarizado), tú te dedicas a hacer crecer la empresa y esa será tu ventaja competitiva.

-Tienes razón, mi ventaja competitiva tiene que ser el servicio al cliente.

La reacción debe ser rápida

Voy a empezar por contratar una empresa que sistematice y automatice los procesos administrativos-financieros, para que me ayude con el trabajo, y así tendré más tiempo para lo más importante.

María empezó a sistematizar y automatizar sus procesos en la empresa, y empezó a tener tiempo para ocuparse de su ventaja competitiva, los detalle en el servicio al cliente. Pronto recuperó el contrato con la empresa de Brenda y otras más. Así logró hacer crecer su negocio.

Realmente quieres hacer crecer tu negocio, automatiza lo más pronto tus procesos de inventarios, facturación, tesorería, contabilidad y nóminas, y dedícate a mejorar las estrategias de negocio y hacerlo crecer.